Att införa e-arkiv

Innehåll

Sveriges offentliga verksamheter är skyldiga att spara all sin information i digital eller fysisk form, enligt bland annat Tryckfrihetsförordningen och Arkivlagen. Idag är e-arkiv en allt vanligare lösning i landets kommuner och regioner. 

Men hur kan ett e-arkiv se ut, och hur kan man gå tillväga för att införa e-arkiv i en offentlig verksamhet? Det ska vi ta en titt på!

Några kriterier för ett e-arkiv är att:

  • Det ska vara en långvarig och säker förvaring
  • Åtkomsten ska vara behörighetsstyrd
  • Man ska kunna förvalta (vårda) informationen över tid
PikuOnline

I det långa loppet ska e-arkivet vara en försäkring om att verksamhetens information inte försvinner, vilket är en risk om man enbart använder sig av verksamhetssystem för att lagra sina uppgifter. E-arkivet är ett hållbart och mer pålitligt sätt att bevara information och på så vis uppfylla gällande lagkrav.

Några lagar och regler som styr arkiveringen är Tryckfrihetsförordningen, Offentlighet- och Sekretesslagen, Förvaltningslagen och GDPR. En del föreskrifter finns också samt kommunernas egna styrdokument för arkivering och informationshantering.

Externa behov

Arkiven är en viktig del i offentliga organisationer eftersom det ställs krav på allmänhetens rätt att ta del av information (offentlighetsprincipen är stark i Sverige), det ska också finnas öppna data och framtida forskning ska kunna ta del av den fakta som finns. Även föreningar m.fl. som vill ta del av lokalhistoria ska kunna få det från arkivet. Vidare blir medborgarservicen bättre genom e-tjänster för betyg, beslut, tillstånd m.m. I en digitaliserad värld behövs digitala arkiv.

Interna behov

Verksamheten själv behöver också ett välskött arkiv för tillgång till gamla ärenden, utredningar, byggnadstillstånd m.m. Viss information får dessutom endast sparas om den är arkiverad och avskild. 

Hur förbereder man sitt e-arkiv?

Här följer några steg i förberedelsearbetet:

Inventering

Att bygga ett bra e-arkiv förutsätter att man tar utgångspunkt i de egna behoven och kraven i verksamheten. Bra frågor att ställa sig är t.ex.:

  • Vilka behov ska arkivet uppfylla?
  • Hur vill vi kunna använda det?
  • Ska vi ha ett eget arkiv eller gemensamt med andra?
  • Ska vi äga arkivet eller ska det vara en köpt tjänst?
  • När ska vi ha ett färdigt arkiv? Hur ser tidplanen ut?

 

Utvärdering av dagsläget

Man måste ”gräva där man står”, d.v.s. börja där man befinner sig, och det ser olika ut i olika organisationer. Hur fungerar arkiveringen idag? Vilka system använder vi och hur ser IT-miljön ut?

Sedan är det också viktigt i alla större förändringar att man har stöd från politiker och ledning, att de skjuter till de finansiella resurser som krävs och att det får ta tid. En annan viktig faktor är kompetensen. Har vi de kompetenser som behövs för att bygga ett e-arkiv?

 

Förberedelser

En del grundläggande beslut måste tas och kommunens och förvaltningarnas behov måste förtydligas. I det här skedet är det till stor hjälp med en omvärldsorientering för att försöka hitta någon som har byggt ett e-arkiv och kan delge viktiga erfarenheter och tips.

En projektgrupp med olika kompetenser bör bildas så att man kan göra en förstudie. Vidare behöver man utse ansvariga samt göra en aktivitetsplan och budget. Kompetenser och roller som behöver aktiveras är t.ex.: Systemägare, Systemförvaltare, superanvändare, arkivarie, registrator, informationssäkerhetsansvarig m.m.

Beskaffenheten hos alla system som kan vara aktuella för arkivering måste utredas. Den samlade behovsbilden får man fram efter inventeringen och övriga förberedelser. Samtidigt som ni inventerar era behov så bör ni spana efter verksamheter att lära av, som redan har gjort det här arbetet. Kontakta andra kommuner och fråga om deras lösningar, gör studiebesök på plats och se hur det fungerar.

Det är också viktigt att hålla sig uppdaterad i ämnet genom att dels följa med i vad som skrivs om e-arkiv, dels gå utbildningar för att öka kunskapen. Innan ni upphandlar ett e-arkiv kan ni kontakta olika leverantörer och be dem presentera sina produkter/tjänster i form av olika arkivsystem.

 

Upphandling och inköp

Att upphandla ett e-arkiv är en komplex uppgift och det finns några saker att speciellt ha i åtanke:

  • Förstudien
  • Kravspecifikation
  • Resurser i form av kompetens och tid reserverade
  • RFI (request for information)
  • SKR Commentus ramavtal, innebär att formella krav är uppfyllda hos godkända leverantörer, och det kan innebära en ökad trygghet i upphandlingen

   

Det finns en del fallgropar i upphandlingsfasen, så undvik dem:

  • För vag eller för detaljerad kravställning
  • Man har inte tagit hänsyn till den befintliga IT-miljön
  • Samarbetet har ej funkat, viktig input saknas i förberedelsefasen
  • Personer byts ut, kompetens försvinner
  • Engagemanget och prioriteringen minskar
  • Man har ingen plan för implementering

 

Igångsättning och drift

Det är viktigt att planera för införandet av e-arkiv i god tid. Man behöver utse en förvaltare för systemet under projektet och man behöver ha en levande utvecklingsplan. Anslutningsplanen bör täcka några år och användarna behöver kontinuerlig utbildning och support. Använd informationen i arkivet. En aktiv förvaltning innebär att man utvecklar funktioner och vårdar innehållet löpande.

Sammanfattning

Vad är då det allra viktigaste när man bygger e-arkiv?

Var alltid några steg före och ha en anslutningsplan för några år framåt. Med ett noggrant förberedelsearbete, stöd från beslutsfattarna, tydlig ansvarsfördelning och kontinuerlig utbildning har man de bästa förutsättningarna för att lyckas, men var beredd på ”nödarkivering” vid sidan av anslutningsplanen.

Innehåll

Dela artikeln
Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på email
Vill du veta mer om administration i offentliga verksamheter?
Andra artiklar