I offentlig sektor råder grundläggande principer utifrån en demokratisk ordning, där tre aspekter ska beaktas: saklighet, opartiskhet och likabehandling.
Uppdraget är bland annat att ge en god och rättssäker service till medborgarna och tjänstepersoners arbete styrs på olika sätt genom:
Demokrati innebär att vi följer offentlighetsprincipen, som innebär att allt som inte är sekretessbelagt är offentliga uppgifter, och att så mycket som möjligt ska vara det. En demokrati följer också rättsstatsprinciper med möjlighet till insyn för invånarna och en möjlighet för dem att överklaga beslut.
Många lagar styr offentliga verksamheter och de främsta är:
Alla lagarna är antagna av Riksdagen och finns smidigt att tillgå på www.lagrum.se. Numera behövs ingen tjock lagbok som dessutom snabbt blir inaktuell.
Registraturen är ett stöd för verksamheten när det gäller registrering av allmänna handlingar och dokumenthantering. Särskilda registratorer registrerar inkommande och utgående post men också handlingar som är upprättade och ska registreras.
Den som administrerar i offentlig sektor behöver ha koll på flera av lagarna ovan för att:
Inkomna handlingar kan se olika ut idag, t.ex. som pappershandlingar, elektroniska (inspelade), sms, mms, cd-skiva, privat post/post i tjänsten, mejl, sms, samtal, bilder och sociala medier.
Så kallade upprättade handlingar är handlingar som:
Vid registrering måste det finnas uppgifter som datum, diarienummer, avsändare/mottagare samt en kortfattad beskrivning. Sådant som ska registreras är inkommen post, synpunkter och klagomål om de kan leda till åtgärder, remisser, korrespondens tillhörande ett ärende, beslut och tjänsteanteckningar. Däremot behöver man inte registrera frågor av enkel beskaffenhet, inbjudan till kurs, reklam, handlingar som finns ordnade på annat ställe (undvik dubbelregistrering) samt korrespondens inom samma nämnd.
Arkivlagen styr hur myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten för invånarna att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt även är tillgänglig för forskningsändamål.
Arkivet sköts ofta av en arkivarie som har ett särskilt huvuduppdrag som går ut på att
Det finns särskilda dokumenthanteringsplaner och Riksarkivet vägleder vid behov. Riksarkivet har tagit fram föreskrifter som statliga myndigheter måste följa.
Dokument kan vara helt eller delvis sekretessbelagda, även om det egentligen är uppgifterna i sig (och inte själva dokumentet) som är sekretessbelagda. Dock finns omständligheter som kan bryta sekretessen och dessa nämns I OSL, kapitel 10 (Offentlighet och Sekretesslagen). Det gäller vid:
Handlingar är vanligen allmänna och kan begäras ut av invånare, journalister m.fl. De kan komma till kommunens lokaler och se handlingarna, eller de kan begära att få dessa via mejll eller post (kopior). Ofta debiterar myndigheten kopior som är fler än 10, till självkostnadspris och enligt Förvaltningslagen ska handlingarna lämnas ut ”genast eller så snart som möjligt”.
Minnesanteckningar eller arbetsmaterial, det är en juridisk skillnad. T ex upprättar man inte ett protokoll. Man gör minnesanteckningar, och det är först när dessa är justerade som det kallas protokoll och blir allmän handling. Man kan alltså inte begära att få ut anteckningar och arbetsmaterial som inte blivit allmän handling.
När man dokumenterar i olika ärenden är det vad man skriver och var man skriver det. Särskilt känsliga uppgifter kan t ex nämnas i en bilaga. Använd gärna mallar. I övrigt ska följande finnas i dokumentationen:
Om man inte fattar beslut på rätt sätt kan det få allvarliga konsekvenser. Det handlar om att dels följa lagen, dels se till att rätt person skriver under handlingarna. I annat fall kan det leda till JO-kritik, skadestånd eller att beslutet ogiltigförklaras i domstol. Sanktioner kan utdömas av Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, tillsynsmyndigheten som tidigare hette Datainspektionen. En allvarlig incident kan kosta runt 10 miljoner kronor och en mindre allvarlig incident runt 5 miljoner kronor.
Nya priser på inspelade paket Inspelade paket från Piku Utbildningar är den perfekta lösningen för er som vill utvecklas tillsammans på smidigast möjliga sätt. Nu
Offentlig upphandling är en process när en myndighet eller offentlig aktör köper varor eller tjänster. Offentlig upphandling är en lagreglerad inköpsprocess som ska se till att fler konkurrenter får möjlighet att lägga anbud.
Sverige har 290 kommuner, deras uppgift är att ansvara för samhällsservicen som finns där vi bor. Några viktiga uppgifter är förskola, skola, äldreomsorg och socialtjänst.
Vill du få tips om kommande utbildningar, inspirerande konferenser och dagsaktuella spaningar? Anmäl dig till våra nyhetsbrev eller följ oss på Linkedin.
Här kan du skriva upp dig för att få nyhetsbrev om Pikus kommande utbildningar. Du kan när som helst avregistrera dig eller ändra dina val.
