Vad är registratur, arkivering och ärendehantering?

Innehåll

I offentlig sektor råder grundläggande principer utifrån en demokratisk ordning, där tre aspekter ska beaktas: saklighet, opartiskhet och likabehandling.

Uppdraget är bland annat att ge en god och rättssäker service till medborgarna och tjänstepersoners arbete styrs på olika sätt genom:

  • Lagstiftning och andra bestämmelser
  • Reglemente
  • Delegationsordningar
  • Ekonomisk styrning
  • Politiska beslut
  • Allmänna råd och restriktioner
akrivhyllor

Demokrati innebär att vi följer offentlighetsprincipen, som innebär att allt som inte är sekretessbelagt är offentliga uppgifter, och att så mycket som möjligt ska vara det. En demokrati följer också rättsstatsprinciper med möjlighet till insyn för invånarna och en möjlighet för dem att överklaga beslut.

Många lagar styr offentliga verksamheter och de främsta är:

  • Tryckfrihetsförordningen
  • Offentlighets- och sekretesslagen
  • Kommunallagen
  • Förvaltningslagen
  • GDPR
  • Arkivlagen
  • Socialförsäkringsbalken
  • Plan-och bygglagen
  • Miljöbalken
  • Skollagarna
  • Hälso- och sjukvårdslagen

Alla lagarna är antagna av Riksdagen och finns smidigt att tillgå på www.lagrum.se. Numera behövs ingen tjock lagbok som dessutom snabbt blir inaktuell.

Registratur

Registraturen är ett stöd för verksamheten när det gäller registrering av allmänna handlingar och dokumenthantering. Särskilda registratorer registrerar inkommande och utgående post men också handlingar som är upprättade och ska registreras.

Den som administrerar i offentlig sektor behöver ha koll på flera av lagarna ovan för att:

  • Registrera inkomna handlingar (det som tidigare kallades diarieföring)
  • Registrera upprättade handlingar
  • Arkivera
  • Dokumentera och hantera dokument (t ex vid utlämnande av allmän handling)

Inkomna handlingar kan se olika ut idag, t.ex. som pappershandlingar, elektroniska (inspelade), sms, mms, cd-skiva, privat post/post i tjänsten, mejl, sms, samtal, bilder och sociala medier.

Så kallade upprättade handlingar är handlingar som:

  • på något sätt har offentliggjorts
  • hör till avslutade ärenden
  • har fått sin slutgiltiga form
  • ligger i diariet

Vid registrering måste det finnas uppgifter som datum, diarienummer, avsändare/mottagare samt en kortfattad beskrivning. Sådant som ska registreras är inkommen post, synpunkter och klagomål om de kan leda till åtgärder, remisser, korrespondens tillhörande ett ärende, beslut och tjänsteanteckningar. Däremot behöver man inte registrera frågor av enkel beskaffenhet, inbjudan till kurs, reklam, handlingar som finns ordnade på annat ställe (undvik dubbelregistrering) samt korrespondens inom samma nämnd.

Arkivering

Arkivlagen styr hur myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten för invånarna att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt även är tillgänglig för forskningsändamål.

Arkivet sköts ofta av en arkivarie som har ett särskilt huvuduppdrag som går ut på att

  • Ta hänsyn till arkivvården vid registrering av en handling
  • Organisera arkivet
  • Upprätta en arkivbeskrivning och arkivförteckning
  • Skydda arkivet och svara för arkivbeständighet
  • Fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar
  • Verkställa gallring

Dokumenthantering

Det finns särskilda dokumenthanteringsplaner och Riksarkivet vägleder vid behov. Riksarkivet har tagit fram föreskrifter som statliga myndigheter måste följa.

Dokument kan vara helt eller delvis sekretessbelagda, även om det egentligen är uppgifterna i sig (och inte själva dokumentet) som är sekretessbelagda. Dock finns omständligheter som kan bryta sekretessen och dessa nämns I OSL, kapitel 10 (Offentlighet och Sekretesslagen). Det gäller vid:

  • Samtycke
  • Partsinsyn
  • Nödvändigt utlämnande
  • Förbehåll till någon att inte lämna uppgiften vidare
  • Beivrande av brott
  • Generalklausulen 27 §

Ärendehantering

Handlingar är vanligen allmänna och kan begäras ut av invånare, journalister m.fl. De kan komma till kommunens lokaler och se handlingarna, eller de kan begära att få dessa via mejll eller post (kopior). Ofta debiterar myndigheten kopior som är fler än 10, till självkostnadspris och enligt Förvaltningslagen ska handlingarna lämnas ut ”genast eller så snart som möjligt”.

Minnesanteckningar eller arbetsmaterial, det är en juridisk skillnad. T ex upprättar man inte ett protokoll. Man gör minnesanteckningar, och det är först när dessa är justerade som det kallas protokoll och blir allmän handling. Man kan alltså inte begära att få ut anteckningar och arbetsmaterial som inte blivit allmän handling.

När man dokumenterar i olika ärenden är det vad man skriver och var man skriver det. Särskilt känsliga uppgifter kan t ex nämnas i en bilaga. Använd gärna mallar. I övrigt ska följande finnas i dokumentationen:

  • Beslutsmening (vilket beslut som är fattat)
  • Ärendebeskrivning (vem rör ärendet, bakgrund mm)
  • Skäl för beslut med hänvisning till lagtext
  • Besvärshänvisning (var man kan överklaga beslutet, och när)

Sammanfattning

Om man inte fattar beslut på rätt sätt kan det få allvarliga konsekvenser. Det handlar om att dels följa lagen, dels se till att rätt person skriver under handlingarna. I annat fall kan det leda till JO-kritik, skadestånd eller att beslutet ogiltigförklaras i domstol. Sanktioner kan utdömas av Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, tillsynsmyndigheten som tidigare hette Datainspektionen. En allvarlig incident kan kosta runt 10 miljoner kronor och en mindre allvarlig incident runt 5 miljoner kronor.

Dela artikeln
Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på email
Vill du veta mer om administrativt arbete i offentliga verksamheter?
Andra artiklar
PikuOnline
Att införa e-arkiv

Sveriges offentliga verksamheter är skyldiga att spara all sin information i digital eller fysisk form, enligt bland annat Tryckfrihetsförordningen och Arkivlagen. Idag är e-arkiv en allt vanligare lösning i landets kommuner och regioner. Hur kan ett sådant e-arkiv se ut, och hur kan man gå tillväga för att införa e-arkiv i en offentlig verksamhet?

Läs vidare »