Mötesregler i offentliga verksamheter

Innehåll

Covid-19 påverkar offentlig sektor, inte minst de förtroendevaldas möten i offentliga verksamheter.

För att minska antalet närvarande på ett sammanträde har många kommuner och regioner valt att följa riksdagens exempel och tillämpa en modell där antalet ledamöter minskas genom så kallad kvittning. Det innebär att antalet närvarande minskas på ett likformigt sätt för att spegla valresultatet i mandatfördelningen. Vilka ledamöter ett parti väljer att kvitta bort för att komma ner till det överenskomna antalet ledamöter för partiet, bestämmer partiet självt. Kommunallagen kräver dock att antalet tjänstgörande uppgår till mer än hälften av ett fullsatt fullmäktige eller nämndsmöte.

En mellanstor grupp människor sitter runt ett bord i ett mötesrum och tittar på när någon presenterar något längst fram

Kommunallagen

Kommunallagen reglerades 2014 för att ge möjlighet att kunna delta på distans vid fullmäktige- och nämndssammanträden. Under pandemin har det blivit nödvändigt att kunna genomföra politiska sammanträden digitalt för att kunna upprätthålla den demokratiska beslutsprocessen på ett, ur smittsynpunkt, säkert sätt så nu har den möjligheten utnyttjats allt mer.

Förutsättningar

SKR, Sveriges Kommuner och Regioner, har författat en juridisk promemoria om de rättsliga och praktiska förutsättningarna för digitala sammanträden och den tar upp sex olika delar (källa: SKR):

Rättsliga förutsättningar

Innebär att: Även om Kommunallagen ger utrymme för digitala möten så måste fullmäktige ha fattat ett sådant beslut i kommunen eller regionen. Det måste också vara så att alla deltagare kan se och höra varandra på lika villkor och det ska vara direktsändning av ljud och bild i realtid. Sammanträdets tid och plats ska vara angivet och för att vara beslutsför måste minst hälften av antalet ledamöter delta fysiskt eller på distans.

Tekniska förutsättningar

Innebär att: Teknisk utrustning och internetuppkoppling behöver vara stabilt så att alla ledamöter ser och hör bra. Störningar i bild och ljud, eller om uppkopplingen helt bryts mer varaktigt kan medföra att sammanträdet måste avslutas och utlysas ånyo. Man kan också lösa problemet med att ledamoten på distans anses vara frånvarande så att en ersättare kan kallas in. Man kan också ajournera mötet till en förbindelse har återupprättats så att alla kan delta på lika villkor igen.

Ordförandens och sekreterarens roll

Innebär att: Kallelse ska ske till en fysisk plats och den som leder sammanträdet bör finnas där, särskilt för fullmäktiges möten med hänsyn till den öppna karaktären. I nämnder kan även ordförande delta på distans om samtliga ledamöter gör så. Men även för nämnder ska kallelse ske till en fysisk plats. Ordföranden behöver ha kontroll över närvaron, organisera debatt och beslutsfattande med hänsyn till de tekniska förutsättningarna, och om uppkoppling bryts för dem som deltar på distans, så måste ordföranden kunna hantera frågor som uppstår. Sekreteraren behöver inte närvara fysiskt, och inte heller andra tjänstepersoner.

Omröstningar

Innebär att: Om det är en öppen omröstning så sker den på samma sätt digitalt som vid fysiska möten. Om det däremot gäller en sluten omröstning på digitalt möte så kräver det en teknisk lösning som möjliggör röstning som inte avslöjar hur ledamöterna har röstat. Saknas sådan utrustning kan mötet bordläggas. Nästa gång bör mötet ske fysiskt eller så bör man ha ombesörjt sådan utrustning som krävs.

Ställa in sammanträde?

Innebär att: Fullmäktige, styrelsen och nämnderna bestämmer tid och plats för sina sammanträden – vanligen för längre planeringsperioder. Sammanträden kan ställas in om det inte föreligger ärenden där det finns tidsfrister att ta hänsyn till. Regler för hur man kan ställa in eller kalla till extra sammanträde ska finnas i arbetsordningen. Beslut om inställda eller extra möten fattas av ordförande eller presidium. För styrelse och nämnder kan det finnas likande regler i deras reglementen. 

Justering av protokoll

Innebär att: Det är möjligt att justera ett protokoll vid ett digitalt möte, men man kan också komma överens om att justera vid ett möte på plats. Digital signering sker med en elektronisk signatur. Ordförande och justeringspersoner kan göra s k omedelbar justering och ska då ha möjlighet att ta del av den delen i protokollet och kunna signera det vid sammanträdet.

Vill du ha en mer grundlig genomgång av mötesregler i offentlig verksamhet? Det hittar du i vår onlineutbildning med Jan Turvall!

Vill du veta mer om administration och sekreterararbete i offentlig sektor?
Andra artiklar
PikuOnline
Att införa e-arkiv

Sveriges offentliga verksamheter är skyldiga att spara all sin information i digital eller fysisk form, enligt bland annat Tryckfrihetsförordningen och Arkivlagen. Idag är e-arkiv en allt vanligare lösning i landets kommuner och regioner. Hur kan ett sådant e-arkiv se ut, och hur kan man gå tillväga för att införa e-arkiv i en offentlig verksamhet?

Läs vidare »
Borås
Vad är Boråsmodellen?

Boråsmodellen har visat lysande resultat och varit mycket framgångsrik för alla parter. T.ex. har kommunen minskat kostnaden för försörjningsstödet från 108 miljoner 2010 till 58 miljoner 2017. Inte heller har någon deltagare återgått till försörjningsstöd efter det anställningsstöd de fått.

Läs vidare »