Sveriges offentliga verksamheter är skyldiga att spara all sin information i digital eller fysisk form, enligt bland annat Tryckfrihetsförordningen och Arkivlagen. Idag är e-arkiv en allt vanligare lösning i landets kommuner och regioner.
Men hur kan ett e-arkiv se ut, och hur kan man gå tillväga för att införa e-arkiv i en offentlig verksamhet? Det ska vi ta en titt på!
Några kriterier för ett e-arkiv är att:
I det långa loppet ska e-arkivet vara en försäkring om att verksamhetens information inte försvinner, vilket är en risk om man enbart använder sig av verksamhetssystem för att lagra sina uppgifter. E-arkivet är ett hållbart och mer pålitligt sätt att bevara information och på så vis uppfylla gällande lagkrav.
Några lagar och regler som styr arkiveringen är Tryckfrihetsförordningen, Offentlighet- och Sekretesslagen, Förvaltningslagen och GDPR. En del föreskrifter finns också samt kommunernas egna styrdokument för arkivering och informationshantering.
Verksamheten själv behöver också ett välskött arkiv för tillgång till gamla ärenden, utredningar, byggnadstillstånd m.m. Viss information får dessutom endast sparas om den är arkiverad och avskild.
Här följer några steg i förberedelsearbetet:
Att bygga ett bra e-arkiv förutsätter att man tar utgångspunkt i de egna behoven och kraven i verksamheten. Bra frågor att ställa sig är t.ex.:
Man måste ”gräva där man står”, d.v.s. börja där man befinner sig, och det ser olika ut i olika organisationer. Hur fungerar arkiveringen idag? Vilka system använder vi och hur ser IT-miljön ut?
Sedan är det också viktigt i alla större förändringar att man har stöd från politiker och ledning, att de skjuter till de finansiella resurser som krävs och att det får ta tid. En annan viktig faktor är kompetensen. Har vi de kompetenser som behövs för att bygga ett e-arkiv?
En del grundläggande beslut måste tas och kommunens och förvaltningarnas behov måste förtydligas. I det här skedet är det till stor hjälp med en omvärldsorientering för att försöka hitta någon som har byggt ett e-arkiv och kan delge viktiga erfarenheter och tips.
En projektgrupp med olika kompetenser bör bildas så att man kan göra en förstudie. Vidare behöver man utse ansvariga samt göra en aktivitetsplan och budget. Kompetenser och roller som behöver aktiveras är t.ex.: Systemägare, Systemförvaltare, superanvändare, arkivarie, registrator, informationssäkerhetsansvarig m.m.
Beskaffenheten hos alla system som kan vara aktuella för arkivering måste utredas. Den samlade behovsbilden får man fram efter inventeringen och övriga förberedelser. Samtidigt som ni inventerar era behov så bör ni spana efter verksamheter att lära av, som redan har gjort det här arbetet. Kontakta andra kommuner och fråga om deras lösningar, gör studiebesök på plats och se hur det fungerar.
Det är också viktigt att hålla sig uppdaterad i ämnet genom att dels följa med i vad som skrivs om e-arkiv, dels gå utbildningar för att öka kunskapen. Innan ni upphandlar ett e-arkiv kan ni kontakta olika leverantörer och be dem presentera sina produkter/tjänster i form av olika arkivsystem.
Att upphandla ett e-arkiv är en komplex uppgift och det finns några saker att speciellt ha i åtanke:
Det finns en del fallgropar i upphandlingsfasen, så undvik dem:
Det är viktigt att planera för införandet av e-arkiv i god tid. Man behöver utse en förvaltare för systemet under projektet och man behöver ha en levande utvecklingsplan. Anslutningsplanen bör täcka några år och användarna behöver kontinuerlig utbildning och support. Använd informationen i arkivet. En aktiv förvaltning innebär att man utvecklar funktioner och vårdar innehållet löpande.
Vad är då det allra viktigaste när man bygger e-arkiv?
Var alltid några steg före och ha en anslutningsplan för några år framåt. Med ett noggrant förberedelsearbete, stöd från beslutsfattarna, tydlig ansvarsfördelning och kontinuerlig utbildning har man de bästa förutsättningarna för att lyckas, men var beredd på ”nödarkivering” vid sidan av anslutningsplanen.
Nya priser på inspelade paket Inspelade paket från Piku Utbildningar är den perfekta lösningen för er som vill utvecklas tillsammans på smidigast möjliga sätt. Nu
Offentlig upphandling är en process när en myndighet eller offentlig aktör köper varor eller tjänster. Offentlig upphandling är en lagreglerad inköpsprocess som ska se till att fler konkurrenter får möjlighet att lägga anbud.
Sverige har 290 kommuner, deras uppgift är att ansvara för samhällsservicen som finns där vi bor. Några viktiga uppgifter är förskola, skola, äldreomsorg och socialtjänst.
Vill du få tips om kommande utbildningar, inspirerande konferenser och dagsaktuella spaningar? Anmäl dig till våra nyhetsbrev eller följ oss på Linkedin.
Här kan du skriva upp dig för att få nyhetsbrev om Pikus kommande utbildningar. Du kan när som helst avregistrera dig eller ändra dina val.